Las etiquetas de los lotes de alimentos suelen fallar en el momento de la entrega. La hoja de preparación tiene un código de lote, la etiqueta de la caja tiene otro, una fecha cambiada después de la impresión o un código de barras escaneado a un valor que nadie puede comparar con el registro del lote.
La respuesta corta: decida qué debe identificar la etiqueta del lote de alimentos, elija un código de lote estable, mantenga los valores de la hoja de cálculo como texto, codifique solo el valor que su sistema necesita, imprima los detalles legibles del lote y luego pruebe la etiqueta en el contenedor real antes de la ejecución completa.
Comience con el trabajo de trazabilidad
Una etiqueta de lote no es un pequeño folleto de producto. Su trabajo es conectar un contenedor físico, bandeja, caja, muestra o elemento de trabajo en progreso a un registro. Ese registro puede estar en una hoja de cálculo, un registro de producción, una lista de cámaras frigoríficas, un sistema de compras o una plataforma de trazabilidad de alimentos.
Para la trazabilidad de alimentos regulada o requerida por el cliente, verifique la regla o especificación actual antes de imprimir etiquetas de producción. FDA explica que su regla de trazabilidad de alimentos se aplica a registros de trazabilidad adicionales para ciertos alimentos, no a todas las etiquetas de alimentos en cada flujo de trabajo: FDA Regla de trazabilidad de alimentos.
| Flujo de trabajo | La etiqueta debe identificar | Campos impresos útiles |
|---|---|---|
| contenedores de preparación | Un lote preparado o un lote de trabajo en curso. | Código de lote, nombre del producto, fecha de preparación, ubicación. |
| Cajas terminadas | Un lote, caja o tirada de producción empaquetados. | Código de lote, nombre del artículo, fecha del paquete, cantidad. |
| almacenamiento en frío | Un lote almacenado en una habitación, estante o contenedor específico. | Código de lote, lugar de almacenamiento, fecha de caducidad. |
| Muestras y retenciones | Una muestra retenida conectada a un registro de lote. | Código de lote, tipo de muestra, fecha, propietario. |
Elija un patrón de código de lote antes del diseño
Gran parte del código debe ser aburrido, coherente y difícil de confundir. Patrones como LOT-240511-A,BATCH-20260511-03 y KITCHEN-0428 son más fáciles de leer, ordenar y escanear que las notas improvisadas escritas de manera diferente en cada turno.
Evite caracteres ambiguos cuando los humanos lean la etiqueta bajo presión de tiempo. Si O y 0,I y 1, o S y 5 se pueden confundir en su flujo de trabajo de fuente o escáner, cambie el patrón antes de imprimir. No reutilice un código de lote mientras aún sea necesario rastrear registros, devoluciones, retenciones o muestras más antiguas.
Una etiqueta limpia ayuda a las personas a identificar el lote, pero no prueba que el registro del lote esté completo. Trate el código de barras como un enlace al registro y luego verifique los requisitos internos, del regulador y del cliente actuales.
Cree la hoja de cálculo con identificadores, no con números
Las etiquetas de lotes de alimentos suelen comenzar en un archivo Excel o CSV. Trate cuidadosamente los códigos de lote, las fechas y los valores de los códigos de barras antes de importarlos. Si un valor comienza con ceros o utiliza un identificador numérico largo, el software de hoja de cálculo puede cambiarlo a menos que la columna tenga formato de texto. Microsoft documenta este riesgo para ceros a la izquierda y números grandes: mantener ceros a la izquierda y números grandes.
| columna | Valor de ejemplo | uso |
|---|---|---|
BatchCode | LOT-240511-A | El valor impreso como texto de lote legible por humanos. |
BarcodeValue | LOT-240511-A | El valor exacto codificado en el código de barras o código QR. |
ProductName | Salsa de pimientos asados | Contexto de etiqueta breve para embalaje o almacenamiento. |
PackDate | 2026-05-11 | Fecha en que se empaquetó o etiquetó el lote. |
UseByDate | 2026-05-18 | Campo de fecha opcional cuando el flujo de trabajo lo requiere. |
Location | Cooler-2B | Habitación, estante, estante o contenedor donde comienza el lote. |
QtyToPrint | 24 | Cuántas etiquetas imprimir para esa fila. |
Antes de importar
- doneFormato de textoMantenga BatchCode y BarcodeValue como texto, no como números automáticos.
- doneUna fila, un loteNo mezcle varios lotes en una fila a menos que el flujo de trabajo imprima intencionalmente una etiqueta de lote mixto.
- doneSin espacios en blancoElimine los códigos de lote vacíos antes de generar etiquetas.
- doneSin duplicadosComprueba si el mismo código aparece dos veces por error.
- doneEncabezados establesUtilice nombres de columna claros, como BatchCode, ProductName, PackDate, UseByDate, Location y QtyToPrint.
Codifique el valor que espera su sistema
Para etiquetas internas de lotes de alimentos, un código de barras compacto Code 128 puede funcionar bien cuando el resultado del escaneo solo necesita ser el código de lote, como LOT-240511-A. Las etiquetas QR tienen sentido cuando el escaneo debe abrir un registro de lote URL, un formulario de inspección o un registro de mantenimiento. Si necesita ayuda para elegir el formato, compare las opciones en Code 128 vs QR Etiquetas de código.
Si un comprador, distribuidor, minorista o sistema de trazabilidad espera la sintaxis GS1, no invente su propio formato. GS1 US describe GS1-128 como un código de barras que puede contener información como identificadores de producto, números de lote o lote, fechas y cantidades utilizando Application Identifiers: código de barras GS1-128. Confirme el Application Identifiers exacto y la fuente de datos antes de imprimir.
Haga coincidir el material de etiquetas con el medio ambiente
Las etiquetas de los alimentos pueden enfrentar cámaras frigoríficas, condensación, tapas de plástico, cartón, grasa, guantes y manipulaciones repetidas. Una etiqueta que se escanea sobre un escritorio puede fallar después de una hora en un recipiente húmedo. Elija el tipo de etiqueta, el adhesivo y el método de impresión antes de finalizar el diseño.
El material térmico directo puede ser útil para etiquetas internas de corta duración, pero el calor, la abrasión, la humedad y las condiciones de almacenamiento son importantes. La transferencia térmica con la cinta y el material adecuados suele ser mejor para las etiquetas que necesitan una vida más larga. Para conocer las ventajas y desventajas, lea Térmica directa frente a transferencia térmica.
Controle las reimpresiones, retenciones y etiquetas de lanzamiento
Las etiquetas de lote necesitan una regla de estado simple. Una etiqueta puede aprobarse, estropearse, reimprimirse, retenerse o reemplazarse. Si se vuelve a etiquetar una caja después de una corrección de fecha o una liberación de retención, el equipo debería poder saber qué etiquetas se usaron y cuáles se descartaron.
La etiqueta se imprimió limpiamente, se escaneó hasta obtener el registro esperado y se aplicó al lote previsto.
La etiqueta se atascó, se manchó, se cayó o se desechó antes de su uso.
Se volvió a imprimir el mismo código de lote para un reemplazo controlado.
La etiqueta respalda un estado interno, pero el registro del lote debe seguir siendo la fuente de verdad.
Imprima una pequeña tirada y escanee el contenedor real.
Imprima de 5 a 10 etiquetas en el material que se utilizará en la producción. Escanee la primera, la mitad y la última etiqueta. Luego aplique una muestra a la superficie real: tapa, pared lateral, bolsa, caja de cartón, bandeja o contenedor de almacenamiento en frío. Escanee nuevamente desde la distancia y el ángulo normales.
Verificación final del lote
- doneResultado exacto del escaneoEscanee etiquetas de muestra y compare el resultado con BarcodeValue.
- doneReserva legibleConfirme que el código de lote impreso coincida con el valor codificado.
- doneRevisión de fechasVerifique las fechas del paquete, caducidad, caducidad y retención/lanzamiento antes de imprimir la tirada completa.
- doneZona silenciosaMantenga los bordes, el texto y los bordes de las etiquetas alejados del código de barras o del código QR.
- doneColocaciónEvite las costuras de la tapa, las curvas, las áreas húmedas, los pliegues y los puntos de contacto de alto rozamiento.
- doneRegistro de loteGuarde el archivo, imprima la fecha, la impresora, el stock, la cantidad y vuelva a imprimir notas.
Para una preparación más profunda de la hoja de cálculo, utilice Limpieza de datos de etiquetas de códigos de barras. Para realizar comprobaciones de espaciado y escaneo, mantenga cerca la Lista de verificación de diseño de etiquetas de código de barras antes de realizar la impresión completa.
Cree una fila de lote real, proteja el código de lote como texto, imprima una pequeña muestra en el material deseado y escanéela en el contenedor real antes de producir la tirada completa de etiquetas.
